Lean LMS Maciej Ryfa » Lean Office: Efektywność i Usprawnienia w Procesach Administracyjnych

Wdrożenie zasad Lean nie tylko rewolucjonizuje procesy produkcyjne, ale także przynosi rewolucyjne zmiany w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi. Pragniemy przedstawić praktyczny przykład z dziedziny HR, gdzie zasady Lean zostały zastosowane w celu eliminacji marnotrawstwa, standaryzacji oraz zwiększenia efektywności.

Przykład: Usprawnienia w Dziale HR dzięki Technologii IoT

W jednym z naszych projektów skoncentrowaliśmy się na zastosowaniu zasad Lean w dziale HR firmy z sektora produkcyjnego. Chcieliśmy poprawić zarządzanie czasem pracy, rejestrację obecności oraz procesy związane z obsługą wniosków urlopowych. W pierwszej fazie projektu wprowadziliśmy kontrole dostępu opartej na technologii IoT oraz system rejestracji czasu pracy.

1. Kontrola Dostępu i Rejestracja Czasu Pracy:

- Każdy pracownik otrzymał kartę RFID, służącą do kontrolowania dostępu do obiektu.

- System rejestrował dokładny czas wejścia i wyjścia pracownika, eliminując konieczność manualnej listy obecności.

- Czujniki na wejściu i wyjściu pozwalały monitorować czas przebywania pracownika w określonych obszarach.

2. Eliminacja Papierowych Kart Pracy:

- Wdrożyliśmy system, w którym pracownik uzupełniał karty pracy elektronicznie, wprowadzając informacje o projekcie i operacji technologicznej.

- Zrezygnowaliśmy z tradycyjnych papierowych kart pracy, umożliwiając brygadzistom tworzenie miesięcznych podsumowań w systemie.

3. Obsługa Wniosków Urlopowych:

- Pracownik mógł za pomocą tabletu składać wnioski urlopowe, przesyłając je do przełożonego.

- System automatycznie aktualizował status wniosku na kalendarzu pracownika, kierownika oraz działu HR.

4. Raportowanie i Analiza Danych:

- Wszystkie zgromadzone dane były przechowywane w bazie danych, umożliwiając przygotowywanie spersonalizowanych raportów.

- Kierownictwo miało pełną kontrolę nad czasem przeznaczonym na projekty oraz dostępem pracowników do poszczególnych obszarów.

Wdrożenie było możliwe dzięki:

Standaryzacji Procesów:

Standaryzacja, znana z produkcji, jest równie istotna w biurze. Tworzenie jednolitych standardów pracy pomaga zniwelować zmienność, redukuje błędy oraz ułatwia szkolenie nowych pracowników. Zastosowanie standaryzacji w dokumentacji, procedurach i komunikacji przekłada się na spójność działań, co z kolei zwiększa efektywność.

Eliminacji Marnotrawstwa:

Zastosowanie metody mapowania procesów Makigami ułatwiło zidentyfikowanie i eliminację kroków, które nie dodają wartości. W kontekście biurowym marnotrawstwo może przybierać różne formy, takie jak nadmierne przetwarzanie informacji, opóźnienia w przepływie dokumentów czy zbędne spotkania. Zasady Lean pozwalają identyfikować te obszary i eliminować zbędne działania.

Podsumowanie:

Zasady Lean, choć pierwotnie rozwinięte w kontekście produkcji, doskonale sprawdzają się także w środowisku biurowym. Eliminacja marnotrawstwa, standaryzacja procesów i usprawnienia w przepływie pracy stają się kluczowymi filarami efektywnego zarządzania firmą. Dążenie do holistycznych usprawnień obejmujących wszystkie obszary działalności jest kluczowe dla osiągnięcia zrównoważonej wydajności i konkurencyjności.

Lean Office: Efektywność i Usprawnienia w Procesach Administracyjnych

Nip i regon

Godziny otwarcia

Konsulting w pełnym wymiarze